Sekretärin (m/w/d)

Bewerbungsfrist: 12.09.2025

Werden Sie Teil unseres Teams – im Kardiologischen Sekretariat der Medizinischen Klinik und Poliklinik I!
Sie organisieren gerne, behalten in komplexen Abläufen den Überblick und arbeiten gerne nah an medizinischen Entscheidungsträgern? Dann suchen wir genau Sie! Die Medizinische Klinik I des Universitätsklinikums Würzburg sucht ab sofort eine engagierte Verstärkung (m/w/d) für das Kardiologische Sekretariat in Vollzeit.

Unser Fachbereich vereint internistische Spitzenmedizin in den Bereichen Kardiologie, Pneumologie, Nephrologie, Endokrinologie, Akutgeriatrie sowie internistische Notfall- und Intensivmedizin. Im Mittelpunkt steht eine moderne und leistungsstarke Kardiologie mit nationalem Renommee.

• Attraktive Bezahlung nach TV-L inkl. Jahressonderzahlung: Wir schätzen Ihre Arbeit und belohnen Sie mit einer fairen und wettbewerbsfähigen Vergütung.
• Betriebliche Altersvorsorge: Wir unterstützen Sie bei Ihrer finanziellen Absicherung im Alter.
• Umfassende Betriebssportangebote: Unser eigenes Gym und der Milonzirkel helfen Ihnen, fit und gesund zu bleiben. (Trainingszeiten: Mo-Fr 16:00 bis 8:00 Uhr; Sa-So 24h.)
• Eigene Betriebskindertagesstätte mit verlängerten Öffnungszeiten (5:30 – 18:00 Uhr): Damit Sie Beruf und Familie besser vereinbaren können.
• Breitgefächerte Fort- und Weiterbildung in der eigenen Akademie: Wir fördern Ihre persönliche und berufliche Entwicklung.
• Ein anspruchsvolles, vielfältiges und entwicklungsfähiges Aufgabengebiet: Bei uns wird es nie langweilig. Sie übernehmen abwechslungsreiche Aufgaben und haben die Möglichkeit, sich weiterzuentwickeln.
• Ein gutes Betriebsklima in einem hochmotivierten und kollegialen Team
• verankert in unserem Leitbild, stehen wir für Qualität, Innovation und Patientenzufriedenheit

Überzeugen Sie sich von vielen weiteren Arbeitgebervorteilen!

• Professionelle Assistenz für Klinikdirektor und Oberärztinnen/Oberärzte: Sie koordinieren Termine, übernehmen die Korrespondenz und unterstützen bei administrativen Aufgaben im klinischen Alltag – diskret, vorausschauend und zuverlässig.
• Administrative Drehscheibe: Sie bearbeiten interne Aktenanforderungen (z. B. Rechtsabteilung), steuern Investitionsanträge, kümmern sich um Schlüssel- und iPhone-Verwaltung, übernehmen die Bürobedarfsbestellung und unterstützen bei der Dokumentenlenkung im QM-System (Vitris).
• Dienstreisen im Blick: Von der Vorbereitung über die Organisation bis zur Abrechnung – Sie sorgen für einen reibungslosen Ablauf der Dienstreisen unserer Ärzt:innen.
• Verlässliche Schnittstelle nach innen und außen: Sie übernehmen die Vermittlung von Telefonanfragen (z. B. Zuweisungen), koordinieren die Postverteilung, kümmern sich um Raumreservierungen (Hörsaal/Seminarraum) und unterstützen bei der Betreuung von Erthal-Sozialwerk-Mitarbeitenden.
• Organisation mit Herz: Bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen – vom Fortbildungs-Catering bis zum Sommerfest – bringen Sie Ihre organisatorische Stärke und Ihr Feingefühl ein.
• Verwaltung medizinischer Prozesse: Sie schreiben Arztbriefe, koordinieren Gutachten (Annahme, Ablauf, Abrechnung) und wirken bei der Privatabrechnung mit – und sichern damit Qualität und Transparenz in der Patientenversorgung.
• Verlässliche Personaleinsatzplanung: Sie koordinieren Urlaube der Oberärzt:innen, tragen Rufdienste in ESS und Outlook ein und behalten im Blick, welche ärztliche Qualifikation wann vor Ort benötigt wird.
• Homepage und Dokumentation: Sie pflegen Inhalte der Klinik-Homepage, dokumentieren Fortbildungspunkte (BLAEK) und wirken aktiv an einem modernen Qualitätsmanagement mit.

• Eine abgeschlossene Ausbildung im medizinischen oder kaufmännischen Bereich (z. B. MFA, Kauffrau/-mann im Gesundheitswesen, Sekretariatsassistenz)
• Organisationstalent, Teamgeist und eine sorgfältige, strukturierte Arbeitsweise
• Verantwortungsbewusstsein, Diskretion und Eigeninitiative
• Sicheren Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel) sowie Zoom etc. – Kenntnisse in SAP, Vitris oder sonstigen klinischen Software-Programmen von Vorteil
• Kommunikationsstärke – schriftlich wie mündlich – und Freude an vielseitiger Arbeit im Klinikalltag

• Aus- und Weiterbildung in der eigenen Akademie
• Betriebliche Altersvorsorge
• Betriebssportangebote
• Betriebskindertagesstätte mit verlängerten Öffnungszeiten
• Sehr gutes Betriebsklima in einem hochmotivierten und kollegialen Team
• Anspruchsvolles, vielfältiges und entwicklungsfähiges Aufgabengebiet
• Attraktive Bezahlung nach TV-L inkl. Jahressonderzahlung
• Jobrad
• Mitarbeiter Angebote